累死你的不是工作，而是工作方法
作 者：木沐 來 源：職場木沐說發(fā)表日期：2018-07-06
人在職場，每天有如陀螺般忙得轉個不停，大家抱怨著工作苦，工作累，工作辛苦沒的睡。
但是仔細思量，如此這般，到底是工作量太大?老板太苛刻?還是自己效率低，工作方法有問題?
也許大多數(shù)情況下是因為我們沒有學會如何聰明地做事，掌握對的工作方法，才讓自己每天累得半死。
本文整理了如下15種可以優(yōu)化工作流程和提高效率的方法，幫助你更高效輕松地完成工作。
1、做日 / 周工作計劃并經常回顧
不管你習慣用PPT，Excel或是其他辦公軟件，一定得給自己制定個日/周工作計劃，包括上周工作進展和本周工作計劃。
針對每一項工作或任務，都要詳細標注開始和截止時間，交付物是什么，需要對接的有哪些部門和同事，有什么樣的KPI等等。
這樣方便自己定期回顧任務的狀態(tài)，是待開始，進行中，延誤還是取消，有利于自己針對不同情況采取下一步措施。
2、會議前的高效準備
參加會議時，我經常看到一些人匆忙坐下，一臉茫然地看著主持人，被問到項目進展，支支吾吾，一看就是沒有什么準備。
為了避免這種尷尬局面，需要提前做這些準備：
提前看看會議日程，和自己相關的部分主要涉及什么話題;
是否需要對上次未完成事項進行更新;
是否需要提前搜集和準備數(shù)據，資料及文件;
是否需要提前聽取有關部門意見等等。
3、學會判斷任務優(yōu)先級
每天手頭的工作很多，既有正在進行中的，也有被領導和同事臨時甩過來的，如果不分輕重緩急，就會感覺毫無頭緒，倍感焦慮。
因此需要學會根據這樣兩個維度判斷任務的先后順序。即：
重要性(重要vs.不重要 )
緊迫性(緊急vs.不緊急)
根據這兩個維度可以劃分出4個象限，將待辦事項依次放入4個象限，就可以清晰判斷出，緊急而重要的事情一定是最有優(yōu)先級，需要馬上處理的。
4、多種溝通渠道并用，而不是單純依賴于郵件
電子郵件儼然已經成為企業(yè)內部交流和溝通的基本和重要工具。發(fā)送文件，會議通知，討論問題，匯報工作無一例外都是通過郵件完成。
但如果此時你完全依賴郵件一個溝通渠道，會發(fā)現(xiàn)有時真的會壞事，尤其重要或緊急的工作。
因為郵件不是即時通訊系統(tǒng)，人們不是隨時在線或者隨時可以回應的，比如會議中或外出時間，就無法做到隨時回復。
所以如遇緊急重大問題或通知，一定記得打電話反復確認，確保萬無一失。
5、未完成事項提醒
有的人非常喜歡將“告示貼”(或叫“口水貼”)貼在工位擱板上，上面寫滿了待辦事項或需要特別提醒或關注的事項。這的確是個很好的辦法。
小小一塊貼紙，記錄了事項的重點，比如時間，電話，找誰。醒目地提醒和督促你這件事情還沒完成，需要趕緊搞定，因為你肯定接受不了一張貼紙在那里好幾天都巋然不動。
一旦完成，你就可以放心大膽地撕下去。然后將新的待辦重要事項貼上去，頗有成就感。
6、先梳理一天工作內容
為了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上剛到辦公室，頭腦清醒的時候，將自己的日歷(或者電子日歷)打開，看看今天的主要工作內容有哪些，然后根據優(yōu)先級分配自己的工作時間和精力。
這樣就可以讓自己做到心中有數(shù)，不僅不會遺漏重要工作，還會容易把控節(jié)奏，自信滿滿迎接新一天。
7、番茄工作法
就是選擇一個待完成的任務，將番茄時間設為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然后在紙上畫一個X短暫休息一下(5分鐘就行)，每4個番茄時段多休息一會兒。
這樣我們就會比較容易專注在工作本身，而不容易走神或下意識地刷手機。因為人的注意力一旦被打斷，重新開始回到之前的狀態(tài)需要花費更長的時間。
8、將本周或下周待開會議提前發(fā)出邀請
很多人習慣臨時抱佛腳，突然發(fā)出邀請召集同事開會，這么做通常效果很差，因為沒有提前預約，同事要么在出差，要么這個時間段已經被占用。
因此，如果不是特別緊急的會議，最好提前一周就發(fā)出會議邀請，提前將被邀請人的時間固定，也方便他人在空閑時間段安排其他工作。
另外發(fā)完會議邀請也不是萬事大吉，你需要在會議提前1——2天發(fā)個郵件提醒，以確保大家準時出席會議而沒有遺忘或發(fā)生時間沖突。
9、提高打字速度
這點特別容易被忽視。我們有時寫報告或郵件感覺花費時間太多，可能就是因為打字速度太慢。
學會盲打而不是邊看鍵盤邊找字母，不論拼音還是五筆輸入法，都會大大提高文字輸入效率，幫你節(jié)省不少時間。
如必要可以專門花一段時間練習如何提高速度，這真是一勞永逸的事，值得投入時間練習。
10、整潔有序的辦公桌
將自己的辦公桌收拾得整潔有序，可以幫我們很快找到需要的資料或文件，而不是在用到的時候毫無頭緒，翻來翻去。
除此以外，在一個雜亂不堪的環(huán)境下工作，人的心情也會不自覺變得焦躁不安，哪還能談得上效率和質量。
11、充分利用午餐時間進行社交
現(xiàn)代人時間寶貴，不愿過多占用私人時間進比如晚上或周末行社交，那么充分利用工作午餐時間和同事聯(lián)絡感情就變得重要而便捷了。
盡量多和兄弟部門以及跨部門同事一起用餐，可以聊些輕松話題，順便談下項目進展，彼此如何更好地配合，就顯得順理成章。
經常一個人午餐或者只和要好的幾個同事午餐，只是單純完成了吃飯這個任務，而沒有賦予任何社交意義，實屬可惜。
12、善于“偷師”學藝
公司不等于學校，沒有人像老師那樣有義務教你如何工作，如何更好地工作。
這時我們就需要有一雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛和機靈的頭腦，看到別人受到認可和表揚，就要仔細揣摩和觀察，看看人家到底哪里做得好，怎么做得好的。
有心人可以將對方報告或文件好好拆解，學習人家如何設計框架，提煉要點，組織素材和推導結論的。
13、集中時間回復郵件
如果隨時在線回復每一封郵件，就會將自己的注意力切割，無法集中做好一件事。不是所有郵件都需要你秒回，如果真的非常緊急，相信對方一定會打電話或者直接找你。
因此可以隔一段時間集中處理和回復郵件，這樣不僅效率高，還避免了不斷被新進來的郵件打斷手頭的工作。
14、多跟領導溝通，確認需求
在公司中我們的的匯報對象是直線經理，我們的工作是否得到認可主要取決于領導。
因此我們需要聽清楚領導布置的任務，ta的要求和期望是什么，需要什么時間完成等等，只有確認好領導的需求，我們的工作才有方向，才能有的放矢。
在最終完成任務時才不會發(fā)生南轅北轍，吃力不討好的情形。
15、對同事經常表達謝意
雖然很多時候，同事幫你完成的某項工作是ta份內之事，但是一定記得及時表達感謝，不論通過郵件還是當面致謝，最好當著其領導的面表達謝意。
這樣不僅可以讓對方感覺你人很客氣，nice，以后更愿意幫你，另一方面在領導面前提出表揚，進一步加深了你和同事的感情聯(lián)絡，有利于未來的工作開展。
寫在最后：
這些工作方法都是木沐在實踐中提煉總結出來的，超級高效實用，如果你還沒有掌握或者運用，那么不如先從其中幾項容易的開始著手應用。
蕭伯納曾經說過：
世界上只有兩種物質：高效率和低效率;世界上只有兩種人：高效率的人和低效率的人。
讓我們努力成為高效率的人吧。
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